合同台账

什么是合同台账？

合同台账是记录企业全部合同信息的汇总表，是合同管理的核心工具。它不仅记录合同的基本信息（合同编号、签约方、金额、期限等），还跟踪合同的履行进度、收付款情况、到期状态以及与会计凭证的关联关系。通过合同台账，企业可以：清晰掌握所有在履行合同的状态、提前发现即将到期的合同、确保合同款项与财务记录一致、以及为审计和法律事务提供完整的合同档案。

跟踪合同生命周期

一份合同在系统中的完整生命周期包括以下阶段：

• 草拟：合同内容初稿阶段，可以在系统中记录合同草案的基本信息，尚未正式签订。
• 已签订（生效）：合同经双方签字盖章后，状态更新为"已签订"，系统开始跟踪合同的有效期和履行进度。
• 履行中：合同进入执行阶段，系统跟踪每笔收付款、每次交付或验收节点。你可以在台账中随时查看合同完成的百分比。
• 到期/终止：合同自然到期或提前终止，系统更新合同状态并归档保存。过期的合同将移入"历史合同"列表。
• 续签：到期合同可以在台账中直接发起续签流程，系统自动关联原合同信息。

到期提醒

合同到期提醒是防止合同管理疏漏的关键功能：

• 自动提醒：系统在合同到期前 30 天、14 天、7 天和 1 天分别发送提醒通知（可在通知设置中自定义提醒时间）
• 标注即将到期：在合同台账列表中，即将到期的合同会用橙色高亮标注，已过期的用红色标注
• 付款节点提醒：不仅是合同整体到期，单个付款节点（如首付款、进度款、尾款）到期也会触发提醒
• 批量查看：可以在首页仪表盘中看到"即将到期合同"的汇总卡片，点击即可查看详情

关联合同到凭证和收付款

合同台账与会计核算紧密结合，实现业财一体化：

• 关联收款：收到客户回款时，可以在凭证中选择对应的销售合同编号，系统自动标记合同已收款项和剩余应收款
• 关联付款：向供应商付款时，关联对应的采购合同，系统自动记录已付款项和剩余应付款
• 收入/成本确认：系统根据合同的履行进度和收付款记录，辅助判断收入和成本的确认时点
• 合同收支汇总：在台账中可以直接查看每份合同的累计收款、累计付款、应收余额和应付余额

合同分类管理

系统支持按多种维度对合同进行分类，便于管理和统计：

• 按合同类型：销售合同（客户合同）、采购合同（供应商合同）、劳动合同、租赁合同、服务合同、借款合同等
• 按金额等级：小额合同（10 万以下）、中额合同（10 万-100 万）、大额合同（100 万以上），便于分级审批和管理
• 按履约状态：未开始、履行中、已逾期、已完成、已终止
• 自定义标签：你可以为合同添加自定义标签（如"重要""战略客户""年度框架"等），方便按标签筛选

搜索与筛选

合同台账提供了强大的搜索和筛选功能：

• 关键词搜索：按合同编号、合同名称、签约方名称、合同内容关键词进行全文搜索
• 高级筛选：组合筛选签约日期范围、到期日期范围、合同金额区间、合同类型、履约状态、负责人等
• 保存筛选条件：可以将常用的筛选条件保存为"视图"，下次一键切换（如"即将到期销售合同""本月新签采购合同"）
• 导出：将筛选结果导出为 Excel，生成合同台账报表，供外部审计或管理层审阅

合同台账与法律工具的结合

合同台账是创业OS 法律中心的基础模块，与 AI 合同审查、合同模板生成等工具深度集成：

• AI 合同审查：在台账中上传合同文件后，可以直接调用 AI 合同审查功能，自动识别条款风险并给出修改建议
• 合同模板：系统内置标准合同模板（如劳动合同、采购合同、保密协议），可以在台账中直接基于模板生成新合同
• 电子归档：每个合同支持上传扫描件、电子签章文件等多个附件，所有文件集中保存在合同台账中