凭证管理

什么是会计凭证？

会计凭证（记账凭证）是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。每张凭证至少包含一行借方分录和一行贷方分录，且借贷金额必须相等。凭证通常包含以下要素：日期、凭证号、摘要、科目、借方金额、贷方金额、附件数、制单人、审核人等。

如何查看、搜索和筛选凭证？

凭证列表页提供了多种查找方式：

• 按日期范围：选择起止日期，查看该期间内的所有凭证。系统默认显示当前会计期间。
• 按凭证号：在搜索框中直接输入凭证号，精确定位到某张凭证。
• 按摘要关键词：输入关键词（如"采购""报销"），系统会搜索摘要中包含该词的凭证。
• 按科目：选择某个科目，筛选出所有涉及该科目的凭证，便于追踪特定科目的发生额。
• 按金额：输入金额区间，查找特定金额范围的凭证。
• 按状态：按草稿、已确认、已过账等状态筛选。

凭证的三种状态

系统为每张凭证设置了清晰的状态流转：

• 草稿（Draft）：新创建的凭证初始状态。可以自由修改金额、科目、摘要等内容。草稿状态的凭证不影响账簿和报表。
• 已确认（Confirmed）：凭证内容已经核对无误，由制单人确认。已确认的凭证不能直接修改（需要先取消确认回到草稿状态）。确认后的凭证会实时反映在科目余额表和明细账中。
• 已过账（Posted）：凭证已经过账，意味着该凭证已经记入总账，且所属会计期间已关闭或凭证已锁定。已过账的凭证通常不允许修改或删除，只能通过冲销（红字冲销或蓝字补正）来调整。

状态流转方向：草稿 → 已确认 → 已过账。反方向需要相应权限并取消确认或反过账。

如何编辑、作废和冲销凭证？

• 编辑凭证：草稿状态的凭证可以直接点击编辑按钮修改。已确认的凭证需要先"取消确认"回到草稿状态后才能修改。修改后需重新确认。
• 作废凭证：如果凭证有误且尚未过账，可以直接作废。作废后的凭证保留在系统中但标记为"已作废"，不计入任何账簿和报表。已过账的凭证不能作废，只能冲销。
• 冲销凭证：对于已过账的错误凭证，通过创建冲销凭证来纠正。系统支持红字冲销（全笔冲回）和蓝字补正（差额调整）两种方式。冲销凭证会自动关联到原凭证，形成完整的修改链条。

批量操作

系统支持对多张凭证进行批量操作：

• 批量确认：勾选多张草稿凭证，一次性确认为已确认状态。
• 批量过账：勾选多张已确认的凭证，一次性过账到总账。
• 批量导出：将选中的凭证导出为 Excel 或 PDF 文件，便于打印归档或提交给外部会计师。
• 批量删除：仅限草稿状态的凭证可以批量删除。已确认和已过账的凭证不能批量删除。

凭证编号规则

系统提供的凭证编号规则如下：

• 自动编号：默认按月自动递增，格式为"记-YYYYMM-序号"，如"记-202607-001"。每月从 001 开始重新编号。
• 自定义前缀：你可以在设置中修改凭证字（如"收""付""转"），编号变为"收-202607-001"。
• 断号处理：如果中间有凭证被删除或作废，凭证号会保留（不自动填补断号），以保持编号的连续性和可追溯性。如需填补断号，可以手动指定凭证号。

常见问题与排查

• 借贷不平：保存凭证时系统会自动校验借方合计与贷方合计是否相等。如果不平，系统会高亮显示差额，请检查每一行的金额是否正确。
• 日期不在当前会计期间：如果凭证日期超出了当前打开的会计期间，系统会提示。你需要先在设置中切换到对应的会计期间。
• 科目已停用：如果你选择的科目已被标记为停用，系统会给出警告。建议更换为有效的科目，或重新启用该科目。
• 找不到凭证：先检查当前筛选条件（日期范围、状态等）是否太窄，尝试清空所有筛选后重新搜索。