合同台账操作

什么是合同台账

合同台账是企业所有合同的集中管理视图。它将每份合同的关键信息——签约方、金额、标的、起止日期、付款节点、当前状态等——以台账形式统一记录和跟踪。对于中小企业而言，合同台账的价值在于：

• 避免遗忘：合同到期/续签/付款节点的自动提醒
• 控制资金：清晰掌握所有合同的应收/应付金额和时间
• 合规存档：合同与财务凭证的双向关联，审计时有据可查
• 风险管理：随时了解有哪些合同正在履约、哪些即将到期、哪些存在违约风险

在创业OS中，合同台账是法律中心的核心模块，与财务记账、发票管理、税务申报模块深度集成。

新增合同台账条目

1. 进入"法律中心"→"合同台账"，点击"新增合同"
2. 填写合同基础信息：合同编号（可自动生成或手动输入）、合同名称、合同类型（采购合同/销售合同/服务合同/租赁合同/劳动合同/其他）
3. 填写签约方信息：对方名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式。对方信息可从客户/供应商档案中一键带入
4. 填写合同核心条款：合同标的（简要描述合同内容）、合同总金额、币种（默认人民币）
5. 设置合同期限：开始日期、结束日期。如合同有自动续约条款，勾选"自动续约"并设置提前提醒天数
6. 添加付款计划：设置分期付款节点（如签约定金30%、验收后支付60%、质保期满支付10%），每个节点指定金额和预计日期
7. 可选：上传合同附件（PDF扫描件/Word原件），系统自动提取文件名和上传时间
8. 点击"保存"

新增合同后，系统会根据付款计划自动生成应收/应付提醒，并根据合同结束日期设置到期提醒。

跟踪合同执行阶段

每份合同在台账中有明确的执行状态，帮助团队了解合同当前所处的阶段：

合同状态可以手动更新，也可以由系统根据日期和付款进度自动推进。例如，当所有付款计划节点均完成后，系统自动将合同状态建议为"已完成"。

设置到期提醒

合同的到期提醒帮助你避免错失关键时间节点。你可以在合同中设置多个提醒：

• 合同到期提醒：在合同结束日期前N天（可自定义，默认为30天、7天、1天）发送提醒
• 付款节点提醒：在每个付款计划日期的前N天发送提醒
• 续约决策提醒：对于设置了自动续约的合同，在续约决策截止日期前提醒

提醒方式可在"通知设置"中配置，支持系统内消息、邮件和微信通知。提醒消息包含合同编号、名称、提醒事项和直接跳转到合同详情的链接。

关联合同到财务凭证

合同与财务凭证的关联是业财一体化的核心功能：

• 付款时关联合同：在录入付款凭证时，可以选择关联的合同和付款节点。系统自动更新合同的"已付金额"和付款进度
• 收款时关联合同：在录入收款凭证时，选择对应的销售合同。系统自动更新"已收金额"
• 开票时关联合同：开具发票时选择对应合同，确保发票金额不超出合同约定金额

关联后，在合同详情页可以看到所有关联的凭证列表和累计收付款金额。在凭证详情中也可以反向追溯到合同。双向追溯确保审计时能完整还原业务轨迹。

搜索与分类管理

随着合同数量增长，高效的搜索和分类至关重要：

• 分类筛选：按合同类型（采购/销售/服务/租赁/劳动）、合同状态（履行中/已完成/已终止）、签约对方名称进行分类
• 关键词搜索：搜索合同编号、合同名称、对方名称、合同标的中的关键词
• 金额范围：按合同总金额范围筛选（如查看所有超过10万元的合同）
• 日期范围：按合同开始/结束日期筛选（如查看未来30天内到期的所有合同）
• 标签系统：为合同添加自定义标签（如"重点项目""年度框架""战略合作"），通过标签快速定位

常用筛选条件可以保存为"视图"，下次一键切换。例如保存"本月到期合同"视图，每月定期检查。

常见问题与提示

• 合同台账与财务凭证的金额对不上怎么办？ 在合同详情页点击"收付款明细"，逐笔核对关联的凭证。如发现遗漏关联的凭证，可以在凭证编辑中补充关联合同
• 合同金额能否修改？ 已签署的合同金额原则上不应修改。如确实需要调整（如签订补充协议），建议新增一条"补充协议"类型的合同条目，并在备注中关联原合同编号
• 如何批量导入历史合同？ 在合同台账页面点击"导入"，下载Excel模板，按模板填写后上传。系统会自动校验数据格式并批量创建
• 合同台账数据安全吗？ 合同数据加密存储，访问权限由工作区管理员控制。建议设置只有法务和财务人员可以查看合同台账的权限