生成催款函

什么时候使用催款函生成器

催款函是企业在应收账款逾期时向债务人发出的正式书面通知。以下场景适合使用催款函生成器：

• 账款刚刚逾期（7-15天）：发送温和提醒函，提示对方付款已逾期，请尽快安排付款
• 账款逾期较久（30-60天）：发送正式催款函，语气较为严肃，明确付款截止日期，并提示可能的法律后果
• 账款严重逾期（90天以上）：发送最后通牒式催款函，明确告知如在指定日期前仍未付款，将采取法律措施（诉讼/仲裁）
• 需要书面记录催收过程：在准备法律诉讼前，催款函是重要的证据文件，证明你已履行了催告义务

不建议在以下情况使用：账款尚未到期（会让客户感到不适）、金额非常小且不值得花费时间（建议电话沟通）、已经进入诉讼程序（此时应由律师出具律师函而非催款函）。

所需信息清单

在生成催款函前，准备好以下核心信息：

• 债务人信息：公司全称、联系人姓名及职务、公司地址。信息可从合同台账或客户档案中自动带出
• 欠款金额：逾期未付的本金金额（不含后续产生的违约金或利息）
• 欠款事由：简要描述产生欠款的合同/订单背景，如"依据双方于2026年3月1日签订的《货物采购合同》（编号：HT-2026-0301）"
• 原定付款日期：合同中约定的付款截止日期
• 逾期天数：从原定付款日到今天的逾期天数。系统会根据原定付款日和当前日期自动计算
• 关联合同或订单信息：合同编号、订单编号等参考信息

可选信息：违约金计算方式（如合同约定逾期按日万分之五计算违约金）、已发送过的催款记录（用于引用"我方已于2026年X月X日致电/致函贵司"）。

分步生成催款函

1. 进入"法律中心"→"合同工具"→"生成催款函"
2. 选择催款函类型：系统提供三种类型——"初次提醒"（温和语气，适合刚逾期）、"正式催告"（正式语气，适合逾期1个月以上）、"最后通知"（严厉语气，适合严重逾期）
3. 选择或输入债务人信息：可以从应收账款列表中选择一笔逾期账款，系统自动带入债务人信息和欠款详情。也可以手动输入
4. 确认欠款信息：核对欠款金额、原定付款日期、逾期天数是否准确。如有违约金，输入违约金计算方式和金额
5. 设置付款截止日期：指定对方应在此日期前付清款项。一般正式催告给7-15个工作日的宽限期，最后通知给3-5个工作日
6. 自定义催款语气：系统提供"语气调节"滑块，从"友好提醒"到"严肃警告"，AI会自动调整用词和表达力度
7. 预览与编辑：点击"生成预览"，查看催款函全文。可在预览界面直接编辑任何段落
8. 导出：确认无误后，导出为Word（.docx）和PDF格式

自定义语气与内容

催款函的语气直接影响催收效果。系统提供三个层级的语气，你也可以手动微调：

在预览界面中，你可以直接编辑任何段落：修改措辞、增删内容、调整格式。自定义编辑后的内容会用高亮背景标识。建议在发送前由法务或负责人审阅自定义部分。

发送催款函

催款函生成后，系统支持多种发送方式：

• 打印邮寄：下载PDF后打印，通过EMS或挂号信寄出。这是最正式的方式，在后续诉讼中具有较好的证据效力。建议使用EMS（可追踪送达记录）
• 电子邮件：通过系统或你自己的企业邮箱发送PDF附件。邮件发送后保存发送记录和回执
• 微信发送：下载PDF后通过微信发送给对方联系人。注意微信发送的证据效力较弱，建议同时使用邮件或邮寄作为正式送达方式

无论选择哪种方式，务必保留送达证据——快递单号和签收记录、邮件发送截图、微信聊天记录等。这些是后续法律程序中证明你已经履行催告义务的关键证据。

后续跟踪管理

催款函发出后，需要进行系统性的跟踪：

• 记录催款历史：系统自动将生成的催款函记录在"催款历史"中，包含生成日期、催款函类型、欠款金额、设定的付款截止日期等
• 设置跟踪提醒：在付款截止日期前1天和当天设置提醒，及时检查是否收到款项
• 更新收款状态：对方付款后，在应收账款中标记已收款，催款记录自动关联该收款凭证
• 未付款升级处理：如截止日期后仍未收到款项，根据情况生成下一级催款函（从"初次提醒"升级到"正式催告"），或启动法律程序

系统提供"催款进展看板"，以列表形式展示所有进行中的催款事项，按逾期天数排序，优先处理逾期时间最长的账款。

常见问题与提示

• 催款函有法律效力吗？ 催款函本身不具有强制执行效力，但它有重要的证据作用：可以中断诉讼时效（《民法典》第195条），证明你已履行催告义务，在法律诉讼中作为"对方知悉欠款事实"的证据
• 诉讼时效是什么？ 普通诉讼时效为3年。如果在3年内你从未向对方主张过权利（无催款记录），可能丧失胜诉权。定期发送催款函可以中断诉讼时效，重新计算3年
• 催款函中的金额可以包含违约金吗？ 可以。如果合同约定了逾期违约金条款，在催款函中列出本金和违约金的分项金额。但违约金条款需要合同中有明确依据
• 催款函应该发给谁？ 通常发给对方的财务负责人或你的直接对接人，同时抄送对方的负责人/法定代表人。多发一个层级可以增加催收压力
• 什么时候该从催款函升级到律师函？ 一般来说，发送2-3次催款函无果后（约2-3个月），应考虑委托律师出具律师函。律师函的法律威慑力远高于催款函，通常能取得更好的催收效果